lunes, 21 de octubre de 2013

HOJA DE VIDA DE INDICADORES

Los Indicadores por proceso en su Hoja de Vida deben tener las siguientes características: • Objetivo del indicador • Pertinencia del Indicador • Unidad de medida • Definición de variables de la Fórmula • Fórmula para su Cálculo • Aspectos metodológicos • Periodicidad / Fechas de medición • Responsable de generar y responsable de hacer seguimiento al indicador • Seguimiento al indicador Objetivo del Indicador • Que se espera obtener del indicador • Cual es su finalidad • Que busca medir • Que uso se espera dar Pertinencia del indicador • Porque es importante su construcción y análisis • Que el indicador es adecuado para cumplir el objetivo que se espera de el Unidad de medida • ¿Cómo se mide el indicador? • ¿Cómo de expresa el indicador? • Esta puede ser: porcentaje, razón, etc. Definición de variables de la fórmula • ¿Cuáles son las variables que componen el indicador? • ¿Cuál es el concepto de estas variables? Fórmula • Fórmula de construcción del indicador Aspectos Metodológicos: •¿ Cuál es la metodología de recolección y procesamiento de las variables y del indicador calculado? • Los datos cómo están presentados?, Cuál es su desagregación? • Qué aspectos deben ser tenidos en cuenta para su análisis? • Contra qué información puede ser comparado los resultados del indicador? Fuente de los datos • Formato o sistema de información que entrega la información de las variables para el cálculo del indicador. Periodicidad • Cada cuánto tiempo debe ser calculado el indicador? • Con qué frecuencia?.(Censal, anual, trimestral, mensual, diaria) Responsable de generar el indicador • Cargo o persona responsable de generar la medición del indicador con la periodicidad establecida Responsable de seguimiento al indicador • Cargo o persona responsable de llevar un control sobre las mediciones al indicador y tomar las acciones necesarias cuando Línea Base • Medición, comportamiento o estimación del indicador al inicio de la gestión Línea Meta • Objetivo propuesto para el indicador, para indicadores estratégicos debe involucrar meta anual según Plan Indicativo Rangos de evaluación • Términos en los cuales debe ser evaluado el resultado obtenido en la medición del indicador al finalizar el periodo establecido. (Bueno, regular, malo) los resultados que no sean satisfactorios. Fecha de la medición • Fecha exacta en la cual se realiza la medición del indicador de acuerdo con la periodicidad establecida Meta • Valor de la meta establecida en la hoja de vida del indicador Logro • Valor obtenido en la medición del indicador en la fecha. % de logro • División entre el logro y la meta Observaciones del resultado • Según lo establecido en los rangos de evaluación y lo obtenido en el % de logro. Acciones de mejoramiento requeridas • Acciones a desarrollar para mejorar el resultado del indicador, si se trata de indicadores estratégicos, estos deben estar alineados a los planes de acción por área. Responsable • Cargo o persona responsable de ejecutar las acciones de mejoramiento requeridas . Fecha límite • Fecha máxima para la ejecución de las acciones. Estado de las acciones • Cumplido, No cumplido, En desarrollo, Sin iniciar

¿Que Son los Indicadores y Para Que Sirven?

Los indicadores son el reflejo de los logros y el cumplimiento de la misión y objetivos de un determinado proceso. Los indicadores de gestión sirven a los dueños de un proceso, como herramienta de mejoramiento de la calidad de las decisiones que sobre el propio proceso se tomen. Este mejoramiento de la calidad de las decisiones que se tomen sobre el proceso, se traduce en una mejor calidad del producto o servicio resultado de este proceso. La información sobre el resultado o el comportamiento de un proceso, dentro del propio proceso de gerenciamiento de éste, se traduce en el poder gerenciar con datos y hechos el proceso, lo cual se alinea perfectamente con el viejo adagio que dice "Proceso que no se mide no puede ser mejorado". Para poder gerenciar basado en datos y hechos, se requieren además de otras Características para que la confiabilidad de estas decisiones sea la mayor, mostrándonos algunas de las principales características de un indicador de gestión. Un indicador debe ser: • Objetivo • Cuantificable • Verificable • Que agregue valor al proceso de toma de decisiones • Comunicados y divulgados • Establecidos en consenso • Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron Veamos entonces, que significan cada una de estas características: Objetivo: La definición de la característica de objetividad, significa que sea accesible a la comprensión, no solo de los que lo van a utilizar, sino también de quienes lo van a conocer o tomar como referencia. En muchas ocasiones escogemos indicadores muy complejos y/o además tan subjetivos, que las siguientes características serían muy difíciles de establecer. Cuantificable: La definición de cuantificación requiere de alguna ampliación de la primera impresión que tenemos de cuantificable, o sea que se pueda convertir en un número. Cuantificable también requiere del establecimiento de unidades, las cuales también deben tener la característica de ser fácilmente entendibles y que además permitan la comparación con otros procesos. Verificable: Podemos definirlo como la posibilidad que tiene un indicador de poder ser sustentado por medio de evidencias objetivas, documentos, etc., que resistan cualquier tipo de análisis. Que agregue valor: Un indicador debe ser definido con un objetivo claro y específico, ya sea que de forma independiente o en asocio con otros indicadores, le permita a los dueños de un proceso, agregar valor al proceso de toma de decisiones que sobre un proceso se tomen, lo cual como lo afirmamos anteriormente, redunda en el mejoramiento de la calidad de los productos y servicios. Comunicados: La comunicación y el despliegue son características que no solo para un indicador sino para cualquier objetivo o actividad en la vida se debe tener. El despliegue involucra entonces el proceso de comunicación y el de divulgación, asegurando que a nivel de toda la organización el proceso se cumpla y lo más importante sea apoyado. Establecido en consenso: El consenso, diferente al proceso de votación y/o de democracia hace que todos los participantes en el propio proceso de consenso se involucren con la implementación y el éxito de la decisión. Esto requiere de acciones en las que la visión del proceso, de la organización y del resultado final, así como de su uso deban ser los faros orientadores. Que reflejen compromiso: El compromiso con el indicador no debe ser solo con su definición y establecimiento, sino con el levantamiento de la información y con el establecimiento y cumplimiento de la meta que se establezca. Involucrarse con un programa de indicadores de gestión es diferente al de comprometerse, en el primero se es un sujeto pasivo y en el segundo se es, actor y proactivo. Esto debe reflejarse en el tipo y características propias del indicador. La información como en cualquier tipo de negocio o actividad debe hacerse visible, es decir registrarse para que las personas que la requieren la usen adecuadamente. Ventajas que Tiene Registrarlos Las ventajas de registrarlos se dan para los tres participantes o actores en este proceso: • Para el propio equipo de trabajo • Para el negocio o actividades • Para la propia organización Para el Equipo de Trabajo Motivando a los miembros del equipo al establecer metas, para que éstas sean retadoras aunque alcanzables, buscando generar un proceso de mejoramiento continuo (Calidad Total) y en algunos casos de cambios radicales (Reingeniería), buscando ser procesos líderes o procesos de categoría mundial, o inclusive definir el no continuar con el proceso. El estímulo al trabajo en equipo, el cual dentro de su filosofía tiene el de establecer metas conjuntamente y el de agruparse sobre éstos. El crecimiento y desarrollo creo es en todas la actividades, la razón de ser de éstas, por esto, el registrar los indicadores de gestión contribuye al desarrollo y crecimiento básicamente de las personas de los equipos que conforman y de la propia organización. Así como el crecimiento de mediano y largo plazo es importante, el registrarlos genera un proceso de innovación y enriquecimiento en el trabajo diario. Para el Negocio y las Actividades Tiene como resultado beneficioso el de impulsar la eficiencia y la eficacia, lo que al final lo traducimos en dos aspectos básicos hoy en la medición y es el de la productividad y su resultado directo, la competitividad. En cualquier negocio el disponer de una herramienta de información sobre la gestión, permite acompañar adecuadamente el logro de los objetivos propuestos, dentro de cualquier proceso de planeación estratégica, que es la base para al final establecer los indicadores de gestión. De la misma forma, su registro permite identificar oportunidades de mejoramiento, de forma a reforzar o reorientar esfuerzos o recursos. Igualmente el conocer comportamientos positivos, permite identificar fortalezas que permiten reforzar comportamientos positivos. Dentro del mismo proceso de lo urgente y lo importante, dilema con el cual nos enfrentamos diariamente, permite establecer prioridades, basados en el cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo. Para la Organización El hecho de agregar información, de manera que la sumatoria de los indicadores particulares de los procesos o los negocios de la organización, conforman o resultan en una información corporativa, permite a la alta dirección o alta gerencia de una empresa, establecer prioridades de acuerdo a los factores críticos de éxito y a las necesidades y expectativas de los clientes de la organización. El disponer de una visión periódica y de forma sistemática, del comportamiento de las actividades claves de la organización con respecto al cumplimiento de los objetivos y la misión, de forma clara asegura el permanecer y el crecer de las organizaciones. Esto de una forma lógica nos lleva a disponer de una herramienta que nos permita reorientar las políticas y estrategias y al final el modelo de gestión de la organización.

SISTEMA PARA ESTABLECER INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESOS

Inicialmente para hablar de Indicadores de Gestión definamos que es un Sistema de Indicadores y de Control de Gestión. El Sistema de Indicadores y de control de gestión, es un sistema que permite monitorear de forma continua, las variables que son factores críticos de éxito, así como las variables que exigen control, en búsqueda del mejoramiento de las decisiones que sobre el presente y futuro de una empresa se tomen. Basados en lo anterior, nos surge entonces otra pregunta, ¿por qué control?, nos referimos entonces a aspectos tales como: • Cumplimiento de los objetivos, metas y misión • Proteger los recursos de la organización • Prevenir errores y su reincidencia • Establecer desviaciones y adoptar medidas correctivas • Monitorear los procesos de gerencia y planeación • Identificar las causas de las desviaciones • Verificar el cumplimiento de las políticas y de los procedimientos El control entonces puede ser de varios tipos, externo, físico, administrativo o interno, incluyendo en este último el contable, el financiero, el operativo y el de Gestión. Al referirnos específicamente al Sistema de Control de Gestión, entonces tiene como características básicas las siguientes: • Es establecido por la administración • El proceso de auditoria lo monitorea y establece los ajustes pertinentes • Los dueños de los procesos lo administran y usan • Los equipos de mejoramiento de la calidad realizan su mejoramiento • El proceso de auditoría lo monitorea y verifica las desviaciones con las metas establecidas. Este control de gestión dependiendo de las visiones y el tipo de actividades que se realicen en cada área, o la función principal del proceso, puede orientarse a varios aspectos tales como resultados, rendimientos (eficiencia, eficacia, productividad, rentabilidad), efectividad e impacto, costos (producción, no calidad, financieros), conformidad (normas, funciones, especificaciones), procesos (variables, atributos), productos (calidad, cantidad, servicio), servicios (calidad, servicio), etc.